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Stellenausschreibung: Assistenz der Administrativen Leitung (E8)
29. Juni 2023
von Markus Trapp — abgelegt in: Aktuelles — 1.764 Aufrufe
In der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg ist schnellstmöglich folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Administrativen Leitung
Die Stelle ist:
- unbefristet
- Vollzeit/Teilzeit
Stellennummer:
J000017276
Die Ausschreibung richtet sich an:
Alle Interessierten
Entgelt-/Besoldungsgruppe:
Bezahlung: EGr. 8 TV-L
Bewerbungsschluss:
26.07.2023
Ausführliche Informationen zur Bewerbung entnehmen Sie bitte diesem PDF.
Wir über uns
Die Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg (SUB) gehört zu den großen Bibliotheken in Deutschland. Sie versorgt die dynamische Wissenschaftsmetropole Hamburg mit digitalen und physischen Medien und stellt für die Hochschulen und ihre Angehörigen eine breite Palette an Dienstleistungen bereit. Als wissenschaftliche Stadtbibliothek und Landesbibliothek der Freien und Hansestadt Hamburg steht sie allen Menschen offen. Ihr zentral gelegenes Gebäude im Grindelviertel ist ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende, Studierende und für alle, die sich weiterbilden wollen oder sich für Hamburg in Gegenwart und Geschichte interessieren.
Als Assistenz der Administrativen Leitung sind Sie im Abschnitt der Verwaltung der SUB tätig, in welchem auch das Finanz- und Rechnungswesen sowie der Personalbereich vorzufinden ist. Sie fungieren als Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen und stellen somit eine wesentliche Schnittstelle der SUB dar.
Der Landesbetrieb SUB ist mit dem Siegel „Familienfreundliches Unternehmen“ der Hamburger Allianz für Familien und dem Open Library Badge ausgezeichnet worden.
Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg und SUB Hamburg.
Ihre Aufgaben
Sie…
- führen das Büro der Administrativen Leitung, erledigen den Schriftverkehr und überwachen die Fristen,
- koordinieren parlamentarische Anfragen und sind für die Terminplanung sowie die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen verantwortlich,
- pflegen Dokumente in das Transparenzportal der Freien und Hansestadt Hamburg ein,
- sind für die Registratur/Aktenführung zuständig und betreuen digitale Verwaltungsabläufe, vertreten die Direktionsassistenz und unterstützen bei inhaltlichen Aufgaben wie der Erstellung von Präsentationen und dem Führen von Statistiken.
Ihr Profil
Erforderlich
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf (z.B. Bürokaufleute und Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbare Ausbildungen
Vorteilhaft
- Organisationstalent sowie eine strukturierte Arbeitsweise verbunden mit einem gutem Kooperationsverhalten und einem hohen Grad an sozialer Kompetenz
- stark ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- sehr gute MS-Office- und SAP-Anwendungskenntnisse
- Kenntnisse im Bereich der Registratur, der Aktenführung und der Verwaltungsdigitalisierung
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot
- eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
- Bezahlung nach der Entgeltgruppe EG 8 TV-L (Entgelttabelle)
- eine abwechslungsreiche, herausfordernde und gestalterische Tätigkeit an spannenden Zukunftsthemen
- Raum zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Fort- und Weiterbildung
- einen Arbeitsort im Herzen des Univiertels mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr (S-Bahn Dammtor)
- 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) und Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Gleitzeitregelung, Homeoffice-Regelungen)
- betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen und Gesundheitsförderung
Ihre Bewerbung
Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:
- tabellarischer Lebenslauf,
- Nachweise der geforderten Qualifikation,
- aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
- für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
- Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes)
Ihre vollständige Bewerbung senden Sie uns bitte, unter Angabe der Kennziffer VLS, bis zum 26.07.2023 per E-Mail mit den Bewerbungsunterlagen in einer Datei im PDF-Format an:
bewerbungen@sub.uni-hamburg.de
Informationen für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen
Kontakt
Kontakt bei fachlichen Fragen
Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke
Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg
Frau Dr. Bernadette Berger
+49 40 428 38-5858
Kontakt bei Fragen zum Ausschreibungsverfahren
Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke
Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg
Herr Leon Avci
+49 40 428 38-3028